Die bavaria certification GmbH hat ein Einspruch- und Beschwerdemanagement als Teil ihres QM-Systems eingeführt.
Die wesentlichen und den Kunden betreffenden Regelungen, die im Falle
- seiner Beschwerde (Nichteinverständnis mit dem Verhalten eines Mitarbeiters der bavaria certification GmbH oder
- des organisatorischen Ablaufs der Auftragsabwicklung) oder
- seiner Beschwerde als Dritter über einen von der bavaria certification GmbH zertifizierten Kunden oder dessen Produkte oder
- seines Einspruchs (Nichteinverständnis mit dem Ergebnis der Konformitätsbewertung)
zum Tragen kommen sind:
1. Der Kunde wird im Falle einer Beschwerde / eines Einspruchs gebeten, sein Anliegen in schriftlicher Form an die ihm vorliegende Kontaktadresse bavaria certification GmbH oder per Kontaktformular (Antrag Einspruchsverfahren bzw. Beschwerde-Feedback) zu richten.
2. Der/die Mitarbeiter*in bei der bavaria certification GmbH, der eine Beschwerde / einen Einspruch entgegennimmt, ist verpflichtet, Beschwerden umgehend an die Leitung der bavaria certification GmbH weiterzuleiten.
3. Sofern die Angelegenheit nicht kurzfristig zu erledigen ist, erhält der/die Beschwerdeführer*in eine Eingangsbestätigung.
4. Ziel der Bearbeitung der Beschwerde / des Einspruchs ist, das Anliegen des Beschwerdeführers vorbehaltlos zu verstehen und eine sachlich vertretbare Korrektur oder Korrekturmaßnahme vorzuschlagen und umzusetzen.
5. Die Bearbeitung erfolgt in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeiter*innen der bavaria certification GmbH, der zuständigen technisch, fachlichen Leitung, der Administration und ggf. der Geschäftsführung. Sofern erforderlich nimmt der/die Beschwerdebearbeite*inr zur Klärung von Sachverhalten Kontakt mit dem/der Beschwerdeführer*in auf.
6. Der/die Beschwerdeführer*in erhält eine schriftliche Antwort zu seinem Vorgang.
7. Wenn der/die Beschwerdeführer*in mit der Antwort nicht einverstanden ist, kann er/sie sich direkt an die Geschäftsführung der bavaria certification GmbH wenden. Diese wird sich schnellstmöglich mit dem Fall befassen. Über das Ergebnis erhält der/die Beschwerdeführer*in schriftlich Nachricht.
8. Die Einreichung, Untersuchung und Entscheidung von Einsprüchen führen nicht zu Benachteiligungen des/der Einspruchsführers*in.