„Müssen wir auch die Zertifizierungsstelle als Lieferanten bewerten?“
Diese Frage taucht in Auditvorbereitungen im Kontext der Lieferantenbewertung überraschend häufig auf – und zeigt ein grundlegendes Missverständnis: Nicht jede externe Stelle ist automatisch ein „externer Anbieter“ im Sinne der ISO 9001.
Genau hier setzen viele Unternehmen falsch an: Sie bewerten zu viel, zu pauschal – oder im schlimmsten Fall das Falsche. Die Folge: unnötiger Aufwand, frustrierte Teams und im Audit trotzdem Nachbesserungsbedarf.
Der aktuelle Aufhänger: Klarstellung zu ISO/IEC 17025 – und was das für ISO 9001 bedeutet
Eine aktuelle Klarstellung der ISO/CASCO-Maintenance-Group macht es deutlich:
ISO/IEC 17025 verlangt nicht, dass Prüflabore ihre Akkreditierungsstellen als externe Anbieter behandeln.
Der Grund: Eine Akkreditierungsstelle führt eine Begutachtung des Labors durch – sie liefert keine kommerziellen Waren oder Dienstleistungen, die unter die üblichen Einkaufs- und Lieferantensteuerungsklauseln fallen.
Was lässt sich daraus für ISO 9001 ableiten?
Auch wenn dies keine konkret auf ISO 9001 bezogene Aussage ist, kann man den gleichen Grundgedanken für ISO 9001 anwenden:
Stellen, die keine kommerziellen Produkte oder Dienstleistungen liefern, sondern überwachen, bewerten oder zertifizieren, sind keine relevanten externen Anbieter im Sinne von Klausel 8.4. Das betrifft beispielsweise Zertifizierungsstellen oder Aufsichtsbehörden – sie unterliegen nicht der Lieferantenbewertung nach ISO 9001.
Warum das so ist, lässt sich mit der ISO/TS 9002:2016 sauber begründen. Der Leitfaden zur Anwendung der ISO 9001 unterscheidet in Kapitel 8.4.1 drei sogenannte „Beschaffungsfälle“, denen jede externe Leistung zugeordnet werden muss:
Die Zertifizierungsstelle lässt sich in keinen der drei Beschaffungsfälle einordnen. Genau das ist das eigentliche, belastbare Argument dafür, sie nicht als externen Anbieter nach 8.4 zu führen – nicht nur die Analogie zur CASCO-Klarstellung.
Das Problem: Unsicherheit bei der Umsetzung von ISO 9001:2015, Klausel 8.4
Die Norm fordert in Klausel 8.4 klare Kriterien für Bewertung, Auswahl und Überwachung externer Anbieter. Doch welche Anbieter sind gemeint?
- Alle, die Produkte oder Dienstleistungen liefern?
- Auch Steuerberater, externe Labore, Software-Dienstleister?
- Und was ist mit Behörden oder Zertifizierungsstellen?
Viele Unternehmen bewerten aus Unsicherheit heraus „lieber zu viel“ – und laufen Gefahr, den Fokus auf die wirklich kritischen externen Anbieter zu verlieren.
Die Lösung: Fokus auf das Wesentliche – mit klaren Kriterien
1. Klare Definition: Wer ist ein externer Anbieter?
Ein externer Anbieter ist jede Stelle, deren Leistung direkt oder indirekt in Ihre eigene Leistung einfließt und die Konformität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen beeinflussen kann. Angelehnt an die Beispiele der ISO/TS 9002 kann folgendes abgeleitet werden.
Beispiele:
- Rohstoff- und Komponentenlieferanten
(Einkauf) - Subunternehmer für Montage oder Logistik
(Ausgliederung) - Externe Prüflabore, die produkterelevante Nachweise liefern
(Einkauf/Beauftragung) - IT-Dienstleister mit Zugang zu kritischen Prozessen
(Ausgliederung) - Reinigungsfirmen in sensiblen Bereichen (z. B. Lebensmittel, Medizin)
(Ausgliederung)
Keine externen Anbieter im Sinne von 8.4 sind:
- Zertifizierungsstellen
- Aufsichtsbehörden
- Branchenverbände
- Schulungsanbieter für allgemeine Themen ohne Produkt-/Prozessbezug
- Interne Abteilungen ohne eigene Lieferfunktion
Aber was machen wir mit dem externen QM-Berater – bewerten oder nicht?
Ein externes Beratungsunternehmen unterstützt Sie bei der Weiterentwicklung Ihres QMS, der Vorbereitung auf ein Zertifizierungsaudit oder der Schulung Ihrer Mitarbeiter. Diese Leistungen fließen direkt in die Wirksamkeit Ihres Managementsystems ein – und können damit auch die Konformität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen beeinflussen. Aber bedeutet dies in jedem Fall, dass die externe Beratung zu bewerten ist? Auch hier können die Ansätze der ISO/TS 9002 unterstützen:
Übernimmt der Berater einen definierten Teilprozess Ihres Managementsystems – zum Beispiel, indem er in Ihrem Auftrag interne Audits durchführt oder dauerhaft die Lieferantenbewertung für Sie erledigt – handelt es sich um den Beschaffungsfall „Ausgliederung“. In diesem Fall ist der Berater eindeutig ein externer Anbieter nach Klausel 8.4 und sollte entsprechend gesteuert und bewertet werden.
Erbringt der Berater dagegen punktuelle, beratende Unterstützung – etwa bei der Weiterentwicklung des QMS, der Vorbereitung auf ein Zertifizierungsaudit oder bei Schulungen – lässt sich diese Leistung in der Regel nicht konkret den Beschaffungsfällen Einkauf, Beauftragung und Ausgliederung zuordnen. Sie ist eine unterstützende, punktuelle Leistung. Eine solche Tätigkeit lässt sich meist treffender über die Anforderungen an Kompetenz (Klausel 7.2) statt über die Lieferantensteuerung nach 8.4 abbilden.
Fazit: Ob ein externer QM-Berater ein externer Anbieter nach Klausel 8.4 ist, hängt davon ab, welche Art von Leistung er erbringt – nicht davon, dass er „QM-Berater“ genannt wird.
Praxisnahe Einordnung:
- Führt Prozesse in Ihrem Auftrag dauerhaft aus (z. B. interne Audits, Lieferantenmanagement)
→ Ausgliederung, klar 8.4-relevant, bewerten - Gestaltet kritische Prozesse aktiv mit (z. B. Produktionslenkung, Risikomanagement)
→ i. d. R. ebenfalls Ausgliederung oder zumindest ein so hoher Einfluss auf die Konformitätsfähigkeit, dass eine Bewertung sinnvoll ist - Schult Mitarbeiter in qualitätskritischen Tätigkeiten
→ bei dauerhafter, prozessähnlicher Einbindung eher 8.4
→ bei punktueller Schulung eher 7.2 - Erstellt nur allgemeine QM-Handbuch-Texte ohne Prozessbezug
→ keinem Beschaffungsfall zuordenbar, i. d. R. keine 8.4-Bewertung nötig - Unterstützt bei Marketing- oder Strategiefragen ohne QM-Relevanz
→ kein Bezug zu 8.4
2. Risikobasierte Auswahl: Nicht alle externen Anbieter sind gleich
Die Norm verlangt keine Einheitslösung, sondern eine angemessene Steuerung abhängig vom Risiko – Art und Umfang der Maßnahmen richten sich danach, welchen Einfluss die externe Leistung auf die Fähigkeit hat, dauerhaft konforme Produkte und Dienstleistungen zu liefern.
Praxis-Tipp:
Unterscheiden Sie zwischen:
- Kritischen Lieferanten bzw. Kernlieferanten (hoher Einfluss auf Produktqualität, Sicherheit, Compliance)
→ detaillierte Bewertung, regelmäßige Re-Evaluierung - Lieferanten ausgelagerter Prozesse (Einfluss auf Produkt- und Dienstleistungsqualität)
→ detaillierte Bewertung, regelmäßige Re-Evaluierung - Standardlieferanten (geringer Einfluss, leicht ersetzbar)
→ vereinfachte Bewertung, z. B. über Zertifikatsnachweis oder Referenzen
Ergänzender Hinweis: Auch wenn Ihnen ein bestimmter externer Anbieter vorgeschrieben wird und Sie keine freie Auswahl haben, entbindet Sie das nicht von der Pflicht, die Leistung dieses Anbieters zu überwachen.
3. Dokumentierte Kriterien – aber schlank
Eine Excel-Liste mit den Hauptlieferanten reicht oft aus: Firmenname, gelieferte Leistung, Bewertung in Schlüsselkriterien wie Qualität, Termintreue, Zusammenarbeit.
Beispiel für Bewertungskriterien:
- Qualität (Reklamationsquote, Fehlerquote, …)
- Termintreue (Lieferverzug, …)
- Zusammenarbeit (Transparenz, Reaktionszeit, Unterstützungswille …)
Ein Score-System (z. B. 1–5 oder 0-100%) hilft, Risiken schnell zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten.
4. Umfang und zeitlicher Faktor
Sie müssen nicht alle externen Anbieter bewerten, sondern die für Ihre Organisation relevanten. Dies kann beispielsweise sein:
- alle Kernlieferanten
- alle Anbieter ausgelagerter Prozesse
- die 10 umsatzstärksten übrigen externen Anbieter
Und zeitlich? Eine jährliche Bewertung erfüllt die Normanforderungen; die Organisation legt fest, was sie als angemessen definiert, d. h. in welchen Abständen die Bewertung sinnvoll und mehrwertgenerierend ist.
Fazit
Nicht jede externe Stelle, mit der Sie zu tun haben, ist automatisch ein externer Anbieter im Sinne der ISO 9001. Entscheidend ist nicht der Name oder die Funktion einer Stelle, sondern die Art der Leistung.
Zertifizierungsstellen, Aufsichtsbehörden und Branchenverbände fallen in aller Regel aus dieser Systematik heraus und müssen nicht als Lieferanten bewertet werden; beim QM-Berater kommt es auf den konkreten Auftrag an.
Für die Praxis heißt das: Weniger pauschal bewerten, dafür gezielter. Wer seine externen Anbieter anhand von Risiko und Beschaffungsfall statt nach Bauchgefühl einordnet, reduziert unnötigen Aufwand – und ist im nächsten Audit trotzdem auf der sicheren Seite.
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Hinweis:
Blogpost und Grafik wurde mit KI-Unterstützung erstellt.